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Charte de la vie associative

Préambule

Le 1er juillet 2001, à l'occasion du 100ème anniversaire de la loi de 1901 instituant la liberté d'association, une charte de la vie associative a été signée entre l'Etat et la Conférence Permanente des Coordinations Associatives reconnaissant mieux encore le rôle fondamental de la vie associative dans notre pays.

La Commune de Rieumes s'inscrit dans cette démarche et a décidé à son tour de proposer à ses partenaires associatifs la formalisation de leurs relations par la signature d'une « Charte de la vie associative », en s'appuyant sur le texte national et en reprenant les éléments et principes fondamentaux.

La vie associative dans toute sa diversité est fortement développée dans notre commune. Les associations sont un acteur fondamental de la vie locale grâce notamment à l'engagement des bénévoles. Depuis longtemps, la municipalité de Rieumes a su écouter les associations, faire appel à elles, mais aussi les aider à réaliser leurs projets. Sa volonté est d'aller encore plus loin et l'amène à proposer une charte régissant les relations entre la commune et les associations. La commune souhaite ainsi porter un regard global sur les aides accordées : en effet, subventions et aides matérielles représentent un coût qu'il est nécessaire de maîtriser.

Cette charte n'a pas pour objet de définir une fois pour toutes les valeurs, les objectifs partagés, de figer ces relations, de les enfermer dans un cadre indépassable. Bien au contraire, elle constitue un point d'appui pour approfondir, enrichir les relations entre la Commune de Rieumes et les associations. Elle pourra évoluer après les évaluations régulières auxquelles elle donnera lieu. En adhérant à cette charte, la municipalité et les associations signataires prennent des engagements réciproques, réaffirment solennellement les valeurs auxquelles elles sont profondément attachées et qu'elles partagent, et expriment la volonté de renforcer leur partenariat.

Cette charte ne prétend pas non plus couvrir tous les champs des relations de chaque association avec la commune. Les signataires de la présente charte estiment que la municipalité et les associations se reconnaissent mutuellement comme partenaires véritables. Un tel partenariat implique respect, dialogue attentif et communication sincère et transparente. Lorsque cela est utile, le partenariat doit avoir, association par association, un contenu opérationnel, qui se traduit par des contacts, des échanges et des rencontres et peut reposer aussi sur le principe du contrat. La municipalité et les associations ont en commun de participer activement à la vie locale. Elles interviennent en complémentarité, chacune avec ses caractéristiques propres.
La commune et les associations ont des missions spécifiques et des moyens d'intervention qui ne se confondent pas.

Cette charte doit garantir l'indépendance de toutes les associations vis-à-vis de la commune. Elle n'exclut pas la signature de conventions plus précises entre la municipalité et certaines associations, si cela s'avère nécessaire. Ces conventions détailleront de manière plus spécifique les engagements des associations concernées et ceux de la commune.

 

 

Champs d'application

La Charte est un engagement moral entre les associations et la collectivité locale. La Municipalité considère chaque association signataire comme un partenaire, mais aussi comme une force de proposition, un des relais potentiels entre les habitants et leurs élus.
La Charte concerne les associations Rieumoises déclarées à la préfecture du département et régies par la Loi de 1901 dont la caractéristique est : d'être des structures juridiques constituées à but non lucratif, non seulement dans leurs statuts mais aussi dans leurs pratiques et d'avoir un projet d'activité qui participe réellement à la création et au développement du lien social et civique des adhérents.

 

 

Engagements de la commune

L'association reconnaît explicitement que le prêt de matériel, de salles, l'aide à la communication… sont autant de soutiens de la commune, car ils représentent un coût pour la collectivité. Dans le cadre de cette charte, la municipalité s'engage à apporter à toute association contribuant à l'animation et à la vie de la commune, dans la mesure des moyens disponibles, et en fonction des demandes et des besoins, un soutien pouvant être moral, financier ou en nature.

 

Par soutien moral, on entend à la fois la diffusion d'informations concernant l'association et la présence de membres de la municipalité aux manifestations organisées.
Pour promouvoir les actions des associations, la commune met à leur disposition les moyens de communication suivants :

  • Une fête des associations organisée une fois par an,
  • Une information sur le site internet et autres supports numériques de la ville pour annoncer les manifestations,
  • Tout autre moyen de communication municipal (panneau d'affichage, bulletin municipal…)
  • Le service Rieumes Info et le personnel dédié

 

SOUTIEN FINANCIER

Par soutien financier, on entend une subvention annuelle de fonctionnement et dans le cas de projets spécifiques l'octroi de subventions exceptionnelles dites de « projets ».
Une subvention ne constitue en aucun cas un droit acquis pour une association. Toute association doit avoir une gestion équilibrée. En se créant elle doit avoir pour principe l'autonomie financière grâce à ses cotisations, dons ou ressources propres. Dans le respect de cette indépendance absolue, la commune n'est pas tenue de verser une subvention. Si elle le fait pour soutenir un projet, des actions ponctuelles ou régulières, elle reste libre de reconduire ou non, tout ou partie du soutien accordé. En tout état de cause, la subvention de fonctionnement accordée ne devrait pas dépasser 25% du total des recettes de l'association, sauf cas particuliers. L'attribution des subventions est assujettie à une demande écrite. Chaque année, un dossier spécifique de demande de subvention est tenu à disposition des associations à Rieumes Info. Chaque association concernée est tenue de le remettre dans les délais impartis. Chacune des rubriques doit être dûment renseignée. Tout dossier incomplet ne sera pas étudié (sauf envoi avant la date limite).
La mairie peut être amenée à réclamer la communication de tout document justifiant l'aide financière accordée (article L1611-4 du CGCT).
Par soutien en nature, on entend la mise à disposition de locaux, le prêt de matériels et dans des cas particuliers l'aide du personnel communal pour prêter main forte aux membres de l'association.

Les locaux municipaux

La commune de Rieumes dispose de locaux mis à disposition des associations (sous conditions voir le paragraphe obligation d'assurance). La demande d'occupation est instruite chaque année en tenant compte de la fréquence d'utilisation. Une convention d'occupation de salle est alors conclue entre la municipalité et l'association.

Il est rappelé à tous les responsables d'associations la nécessité pour leurs adhérents de respecter le matériel et la propreté des locaux communaux, afin qu'ils puissent être utilisés par le plus grand nombre et dans les meilleures conditions possibles.

Modalités de mise à disposition exceptionnelle de locaux

  • L'utilisation doit être sollicitée auprès de Rieumes Info au plus tôt, et au minimum 7 jours (ouvrables) avant la manifestation.
  • Aucune demande ne peut être considérée comme acceptée tant que l'élu en charge des associations n'a pas donné son accord.
  • L'affectation d'une salle est fonction de sa capacité d'accueil et du nombre de participants annoncé. Pour des raisons de sécurité, en aucun cas, le nombre de participants ne peut être supérieur à la capacité d'accueil : réglementation sur les ERP (Etablissement recevant du Public).
  • L’association est responsable et assurée aux seules dates et horaires pour lesquels elle a fait sa demande écrite.
  • Chaque association utilisatrice devra souscrire une assurance Responsabilité Civile couvrant bien les risques liés à l'occupation exceptionnelle et en remettre une copie préalablement à l'utilisation des locaux communaux.

 

Le Président de l'association ou son représentant pourra signaler toute anomalie ou problème constaté dans les locaux. Il est demandé à tous les occupants de respecter la propreté des lieux et de remettre les salles en ordre à la fin de leur occupation. En cas de détérioration ou de disparition du matériel communal, le coût de remplacement sera à la charge de l'association.

 

 

Mise à disposition des locaux

Les locaux communaux peuvent être mis à disposition en respectant les quatre principes suivants :

 

 

Principe de gratuité

Les locaux communaux faisant l'objet de la Convention Annuelle sont gracieusement mis à disposition des associations. Les consommations d'électricité, de chauffage et l'entretien liés à cet emploi sont prises en charge par la commune.
Pour une utilisation ponctuelle, ce principe de gratuité sera fonction de la manifestation (entrée payante ou non, type…) et sera étudiée par le bureau municipal.

 

 

Obligation d'assurance


Chaque association doit garantir en incendie, dégâts des eaux, vol, vandalisme, le contenu lui appartenant en propre ; il doit également être assuré en responsabilité civile, celle-ci devant garantir les personnes et dégradations subies par les biens meubles et immeubles appartenant à la commune.

 

Interdiction de fumer dans les lieux publics


Il est strictement interdit de fumer dans les locaux publics, en application de la réglementation en vigueur. Cette interdiction est rappelée par affichage dans chaque local.

 

 

Autorisation temporaire de débit de boissons


Le Maire peut autoriser une association à établir un débit de boissons pour la durée des manifestations publiques (foire, fête publique, manifestation publique organisée par l'association) dans la limite de 5 manifestations annuelles sauf cas particuliers (art. L3334-2 code de la santé publique).

 

Il ne peut être vendu sous quelque forme que ce soit, que des boissons des groupes :

Groupe 1 : Boissons sans alcool (eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés).
Groupe 3 : Boissons fermentées non distillées et vins doux naturels (le vin, la bière, le cidre, le poiré, l'hydromel, les vins doux naturels, les crèmes de cassis, les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1 à 3 degrés d'alcool, les vins de liqueur, les apéritifs à base de vin et liqueurs de fraises, framboises, cassis ou cerises, ne titrant pas plus de 18 degré d'alcool pur) selon l'article L 3321-1 du code de la santé publique.
La vente de boissons alcooliques dans les enceintes sportives est interdite (art. L 3335-4 du code de la santé publique), sauf dérogation exceptionnelle accordée par Madame le Maire.
Une demande est à faire pour les boissons de catégorie 3 auprès de Rieumes Info au moins 15 jours avant la manifestation.

 

 

Mise à disposition et prêt de matériel communal

Pour l'organisation d'une activité ou d'une manifestation, la commune prête du matériel, de manière ponctuelle et sous réserve de disponibilité. La priorité étant donnée aux besoins des services municipaux, y compris les écoles publiques. Le prêt est soumis à certaines conditions.

 

Principe d'attribution

Ce prêt de matériel doit correspondre ou être en lien avec une activité ou une manifestation acceptée par la commune.

 

Modalités d'instruction

Une demande écrite de matériel doit être adressée à Rieumes Info (Possibilité de téléchargement depuis le site de la ville : www.ville-rieumes.fr), le plus tôt possible et au plus tard 7 jours avant la manifestation prévue. Sans réponse de la part du service de Rieumes Info, le matériel est considéré comme accordé.

 

Intervention du personnel technique de la commune

Le personnel technique de la commune peut être amené à intervenir dans le cadre de l'activité des associations dans deux circonstances :
m Maintenance et travaux dans les locaux ou sur le matériel mis à disposition des associations
m Remise et installation du matériel prêté par la mairie dont la demande sera faite par le formulaire de prêt de matériel
Les associations peuvent être invitées à participer à l'organisation des événements qui les concernent, notamment lors de la manutention du matériel.
L'association ne peut exiger un service en s'adressant directement à un agent des services techniques. Il est rappelé qu'aucun responsable d'association n'a d'autorité hiérarchique sur le personnel communal.

Mise à disposition et prêt de matériel intercommunal (Communauté des Communes du Savès)
Pour l'organisation d'une activité ou d'une manifestation, la Communauté des Communes prête du matériel, de manière ponctuelle et sous réserve de disponibilité. Ce document est à remplir à Rieumes Info 4 mois avant la date de la manifestation ; ce document doit être validé par l'élu en charge des associations. La CCS informe ensuite l'organisateur et le service Rieumes Info de la disponibilité et des quantités accordées à l'association.

 

INFORMATIONS ADMINISTRATIVES

Informations administratives

Chaque association s'engage à remettre ses statuts à Rieumes Info lors de sa constitution ou à la signature de cette Charte et de l'informer par écrit de toutes modifications survenant pendant son existence. Afin de communiquer plus facilement et plus rapidement, chaque association indique le nom, l'adresse, le courriel et le numéro de téléphone de son correspondant. Elle autorise la Mairie à diffuser tous renseignements la concernant sur tous documents municipaux et sur son site Internet.

 

 

Assurances
Dans le cadre de son activité et principalement lors de manifestations, chaque association est tenue d'avoir contracté une assurance « Responsabilité Civile » et « Vols et bris de glace » en cas de prêt de matériel. Celle-ci communique à la Mairie chaque année la copie du récépissé d'assurance.

 

Occupation du domaine public par les associations lors des manifestations

En agglomération : Toute occupation du domaine public en agglomération est soumise à autorisation municipale. La demande de fermeture et/ou de déviation de ces espaces est à faire 3 semaines avant l'événement par écrit auprès de Rieumes info afin qu'un arrêté municipal soit pris.
Hors agglomération : Les demandes de déviations et ou fermetures de route sont à demander au Conseil Départemental (service voirie 50, bd de Lamasquère 31600 Muret).

 

 

Affichage sur le domaine public

  • En agglomération : Le dépôt d'affiches en bordure de route et/ou rond-point est soumis à autorisation municipale sur simple demande écrite adressée à l'attention de Madame le Maire.
  • Hors agglomération : Le dépôt d'affiches en bordure de route et/ou rond-point est soumis à autorisation. Le dossier (annexe 1) doit être déposé 1 mois à l'avance auprès du Conseil Général (service voirie 50 – bd de Lamasquère – 31600 Muret).

Deux panneaux « information municipale » sont à la disposition des associations. Pour insérer ses informations, l'association doit prendre contact avec le service « Rieumes Info ».
Chaque association s'engage à respecter les règles en matière de distribution ou d'affichage publicitaire sur la voie publique.

 

 

COMMUNICATION

Établissement du Calendrier des manifestations
Chaque association est invitée et s'engage à être présente (Président ou son représentant) aux deux réunions qui sont organisées en juin et décembre par la Mairie de Rieumes afin d'établir le calendrier des manifestations et se tenir informés de la vie communale.

 

Informations promotionnelles
Le Conseil Municipal met à la disposition des associations un espace d'informations dans le bulletin municipal (parution bimestrielle), sur le site internet et la page facebook pour pouvoir communiquer sur leurs activités futures. Chaque association s'engage à transmettre les informations et ou articles dès qu'elle en est informée si elle souhaite paraître dans la publication. Cette publication, validée par l'adjoint aux associations et le service communication, se réserve la possibilité, en fonction de différents critères, de réduire, reporter voire supprimer tout ou partie d'un article avec l'accord de l'association concernée.

 

 

Utilisation du logo de la Mairie

L'association s'engage à apposer le logo et à respecter la charte graphique de la Mairie sur tous les moyens de communication qu'elle utilisera pour les annonces des manifestations qu'elle organise et pour laquelle la Commune a apporté son aide. Pour toute communication engageant la Mairie, l'association doit demander le fichier en format jpeg, tif ou pdf auprès de Rieumes Info.

 

 

Service reproduction

La Mairie met à la disposition des associations un photocopieur couleur localisé à Rieumes Info
Chaque association pourra utiliser ce service dans la limite des tirages annuels (Noir et Blanc ou couleur) dont les quantités sont fixées par la Mairie de Rieumes.
Chaque association s'engage à préparer son support de communication (elle pourra se faire aider par le services de Rieumes Info).
Chaque association s'engage à fournir le support (ramettes papier 80g A4 ou A3 non couché satin etc..) nécessaire pour sa communication.

 

 

Communication Mairie/Associations

Chaque association s'engage (même si son siège est localisé à la Mairie) à se faire adresser le courrier au domicile de son Président ou de son secrétaire. Lorsque le courrier arrive en mairie et qu'il n'est pas relevé, le service Rieumes Info le récupère et vous informe par mail afin que le Président ou un membre du bureau de l'association concernée vienne le chercher.
La Mairie de Rieumes (par l'intermédiaire de son service Rieumes Info) s'engage à organiser dans le courant du mois de septembre une Fête (ou Forum) des associations afin que celles-ci puissent présenter leurs activités aux rieumois.
u Invitations et assemblée générale
Madame le Maire et/ou l'élu en charge des associations a la volonté d'assister aux Assemblée Générales. Nous vous remercions de leur transmettre une invitation qu'ils relaieront auprès des autres conseillers.

 

 

Engagements des associations

Les associations signataires sont attachées au fonctionnement démocratique de leurs structures conformément à leurs statuts, notamment en organisant régulièrement l'élection de leurs instances. Elles créent les conditions pour faire participer le plus grand nombre possible de leurs adhérents et de leurs représentants. Elles s'engagent à rechercher, autant que la nature de leurs projets le permet, une participation et une implication la plus large possible de leurs publics et des habitants. Elles s'engagent à développer la formation de leurs représentants, de leurs bénévoles et de leurs salariés.
Afin de permettre à la municipalité d'apporter un soutien correspondant le plus possible aux voeux des associations, dans les meilleures conditions possibles d'efficacité et de sérénité, celles-ci s'engagent, en adhérant à la présente charte, à faire preuve de transparence, d'organisation, d'autonomie et de responsabilité.

 

TRANSPARENCE

Par transparence, on entend que chaque association s'engage :
m à remettre à la mairie lors de sa constitution ou à la signature de cette charte, copie de ses statuts, de la composition des ses organes de direction et de leurs modifications tels que déclarés en Préfecture ;

  • autoriser la mairie à diffuser tous renseignements la concernant sur tous documents municipaux et sur son site Internet ;
  • à indiquer à la commune le nom l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse courriel de son correspondant ;
  • à respecter les procédures de demandes de subvention de la mairie, en fournissant notamment le bilan moral et financier, en faisant apparaître dans ces bilans les apports de la municipalité (subventions et/ou avantages en nature), ainsi qu'un état prévisionnel ou un descriptif détaillé des activités ou opérations envisagées (voir dossier de demande de subventions) ;
  • à fournir à la mairie une copie du récépissé d'assurance « Responsabilité Civile », dans le cadre de son activité, mais aussi principalement lors de manifestations ;
  • à respecter les locaux comme le matériel appartenant aussi bien à la Commune qu'aux autres associations ;
  • à s'assurer de l'utilisation de chaque créneau horaire par un nombre minimum de personnes, en rapport avec la capacité d'accueil de l'installation ; à exclure toute utilisation par des tiers à des fins lucratives des installations mises à leur disposition ;
  • à favoriser l'adhésion des rieumois sans aucune discrimination ;
  • à rendre lisibles leur projet associatif, leurs activités, leur organisation et leur fonctionnement ;
  • à ce que leurs demandes d'aide à la municipalité soient sincères et en conformité, quantitativement et qualitativement, avec leur projet associatif et avec leurs actions ;
  • à mettre en valeur le bénévolat ;
  • dans un souci d'information, à porter à la connaissance de leurs adhérents le contenu de la présente charte.

 

ORGANISATION

Par organisation, on entend une présentation des demandes de soutien (organisation de manifestation, demande de prêt de salle ou de matériel), dans des délais raisonnables, c'est-à-dire compatibles avec l'organisation de l'activité des services municipaux.

 

 

AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉ

Par autonomie et responsabilité, on entend la capacité à assurer ses engagements vis-à-vis de tiers, en évitant, notamment, de créer des confusions entre les engagements de l'association et ceux relevant éventuellement de la municipalité. L'association devra respecter et faire respecter en tous points le règlement intérieur affiché dans les salles, s'il existe.

 

 

RESPECT DE L'ARGENT PUBLIC

  • Ce principe relève autant d'un état d'esprit et d'un sens de civisme que d'une règle stricte ;
  • L'utilisateur doit assurer l'ouverture et la fermeture des portes et volets, de la lumière, de l'eau, du chauffage et de la climatisation ;
  • Le Président de l'association ou son représentant signalera sans délai, par email ou par courrier adressé en Mairie toute anomalie ou problème constaté dans les locaux ;
  • Il est fait interdiction de manipuler les installations techniques lors de l'organisation d'une manifestation ( trappes d'aération ou de ventilation…) ;
  • L'association doit avoir à l'esprit la préoccupation des fonds publics (coût de la mise à disposition du personnel, travail supplémentaire…) ;
  • Dans le respect des préoccupations de développement durable, l'utilisateur doit avoir constamment une attitude citoyenne.

 

 

RESPECT DES AUTRES ASSOCIATIONS ET DE LA VIE LOCALE

Par respect des autres associations, on entend participer autant que possible aux autres manifestations, dialoguer, collaborer et bien-vivre ensemble.

Il est également nécessaire de prendre en compte et respecter la vie locale de Rieumes, notamment lorsque la manifestation a lieu sur le domaine public et peut perturber l'activité commerciale du village. Nous vous invitons à privilégier vos achats dans les commerces locaux afin d'établir une relation gagnante au long terme.

 

 

CONCLUSION

La présente Charte permet de rappeler que, face à la diversité du monde associatif, l'action de la commune est guidée par des objectifs de proximité, d'adaptation, de réactivité, de souplesse et d'équité. Responsable locale de la conduite des politiques publiques, la commune prend en considération, autant que faire se peut, chaque sollicitation, dans le respect de l'intérêt général.
Cette Charte traduit aussi, à travers le rappel de quelques fondamentaux de la vie publique, la volonté de la commune de Rieumes de développer toujours plus de transparence, toujours plus de partenariat, toujours plus d'ancrage pour le développement durable et toujours plus d'efficacité dans la gestion.
Les signataires de cette Charte, Présidents d'association et Maire de la commune, s'engagent mutuellement à en respecter et à en faire respecter l'esprit et la lettre.

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